Cases

Het MCL werkt sinds 2010 met Provisior

Het Medisch Centrum Leeuwarden (MCL) werkt sinds 2010 met Provisior. Mede om te kunnen voldoen aan de strenge regels omtrent het elektronisch patiëntendossier (EPD) en de snelle beschikbaarheid van patiëntgegevens voor artsen en verpleegkundigen. Wout de Vries is procesmanager op de afdeling Medische en Informatietechnologie (MIT) van het ziekenhuis en legt uit wat de over­wegingen zijn geweest om Provisior in te zetten als backbone van de ICT-diensten.

De MIT-afdeling binnen het MCL is verantwoordelijk voor de medisch facilitaire ondersteuning zoals de gebouwen, de medische apparatuur en de ICTinfrastructuur van het Friese ziekenhuis, legt De Vries uit. “En daar valt ook het functioneel beheer van alle zorgapplicaties en het EPD onder.” De afdeling van De Vries staat vooral ten dienste van het ziekenhuispersoneel, maar daarnaast heeft het MCL ook een ouderenzorg tak die als aparte ‘klant’ wordt gezien. Patiënten vragen ook steeds meer ondersteuning, want ook die zijn meer en meer online, ook in het ziekenhuis.

500 EPD functierollen

“Het MCL gebruikt Provisior primair als aanvraagportaal voor diverse diensten”, vertelt De Vries. “En in het verlengde daarvan heeft het een rol in het medische proces. Dat houdt in dat we de aanvragen voor functierollen in Provisior doen waarna alle settings geautomatiseerd in Epic worden ingesteld. Epic is ons EPD-systeem.” Dat werkt volgens De Vries als volgt: “Een nieuwe medewerker komt via het personeelssysteem binnen. Met Provisior hebben we verantwoordelijkheden binnen de organisatie daar neergelegd waar ze horen. Vroeger werd aan de ICT-afdeling gevraagd om een nieuwe medewerker bij binnenkomst gewoon de rechten te geven die andere medewerkers vaak ook hadden. Nu hebben we dat anders ingericht: Een nieuwe medewerker komt via het personeelssysteem binnen en zijn of haar leidinggevende wordt per mail ingelicht met daarin een link naar Provisior. Indien de leidinggevende met een eigen template werkt kan hij of zij rechten aanvragen en worden alle aanvragen in één keer verstuurd. Zonder template kan hij of zij in Provisior rechten aanvragen op basis van de functierol die de medewerker gaat vervullen. Dus bijvoorbeeld: verpleegkundige op afdeling C, of medisch specialist neurologie. Dat wordt – na validatie door onze afdeling – geautomatiseerd omgezet naar een account in Epic, ons EPD. En aan dat account hangen vervolgens rechten die zijn toegewezen aan die specifieke functierol. Aanvragen voor accounts die in de ochtend worden gedaan zijn uiterlijk ‘s-middags operationeel. In totaal kennen we in het MCL meer dan 500 functierollen in het zorgprocess en binnen het EPD wel 300 (sub)templates en 184 afdelingen waar iemand wel of geen toegang toe heeft, plus nog 75 specifieke velden voor zorgverleners. Dat geeft een enorme diversiteit aan account instellingen.”

1000 combinaties

Volgens De Vries is er door de inzet van Provisior een aantal problemen getackeld: ten eerste de snelheid. Daar waar vroeger soms wel 1.000 mogelijke combinaties handmatig ingesteld moesten worden, volstaan nu een paar muisklikken en minder dan één FTE. Verder werden er erg veel rechten simpelweg gekopieerd. Terwijl niet iedere verpleegkundige dezelfde rechten zou moeten hebben. Nu is er veel meer inzicht. Dit gebeurt nu alleen op gedefinieerde functierollen aan de hand van autorisatiematrices. Maar naast deze complexe verzoeken is Provisior volgens De Vries ook zeer geschikt voor eenvoudige workflow automation. Zo wordt de tool ook gebruikt voor bijvoorbeeld de aanvraag van een sleutel of een repro opdracht. Daarbij is er nu veel meer inzicht (ook op de bijzonder en beheer rechten) wat niet alleen goed is voor auditing maar ook voor aanpassingen. De Vries: “We moesten bijvoorbeeld razendsnel een nieuwe afdeling Corona opzetten. We konden nu heel gemakkelijk rollen en rechten toevoegen en die meteen aan de juiste personen toekennen.” De grootste verdienste van Provisior is volgens De Vries dat het het ziekenhuis enerzijds helpt om te voldoen aan de uiterst strenge eisen en wetgeving rondom EPD’s en privacy maar de benodigde

“Dat is een lastige spagaat waar ziekenhuizen zich in bevinden. En wij waren een van de eerste ziekenhuizen die patiëntgegevens heel snel toegankelijk hadden voor artsen – ook om twee uur ‘s-nachts als dat moest – en toch aan de strenge regels voldeden.” Maar ook de enorme hoeveel werk die het bespaart mag volgens de procesmanager niet ongenoemd blijven: “We verwerken hier wel 3.000 aanvragen per maand. Dat zou handmatig kunnen, maar veel beter nog met Provisior waarbij zoveel mogelijk wordt geauto­matiseerd.”

Stefan Krul-Donkersloot

Stefan Krul-Donkersloot

Senior Consultant