Rollen

Een rol is een logische groepering van middelen die u als pakket aan wilt bieden aan uw medewerkers. In de praktijk zullen rollen binnen Provisior overeenkomen met rollen binnen uw organisatie. U kunt bijvoorbeeld een rol HR medewerker maken met daarin de middelen die HR medewerkers nodig hebben zoals een Office pakket en toegang tot een personeelsinformatiesysteem en afdelingsprinters. Rollen worden net als middelen opgenomen in een catalogus per afdeling. Een afdelingsmanager kan dan alleen rollen aanvragen die relevant zijn binnen de eigen afdeling. Overigens hoeven niet alle middelen binnen een rol ook een vast onderdeel te zijn van die rol. Sommige middelen kunnen optioneel aan een rol worden toegevoegd, als dit voor een bepaalde medewerker opportuun is. Dit om te voorkomen dat het aantal rollen blijft groeien doordat bestaande rollen de benodigde middelen niet geheel bevatten.

Rollencatalogus samenstellen. U maakt een overzicht van alle beschikbare rollen per afdeling binnen uw organisatie.

Workflow definiëren. Voor elke rol kunt u een workflow instellen; een autorisatieketen met daarin de medewerkers die een aanvraag voor die rol mogen fiatteren. Daarbij is het ook mogelijk een aanvraagformulier met verschillende vragen en criteria op te stellen. Dit formulier is de basis voor een beoordeling van de aanvraag door daartoe bevoegde medewerkers.

Beheerders instellen. Elke rol kan gekoppeld worden aan een medewerker die deze rol mag beheren. Deze ‘eigenaar’ van de rol is eindverantwoordelijk maar kan zijn taken wel delegeren aan andere medewerkers binnen de organisatie.

Middelen toevoegen. Elke rol is een verzameling middelen. Een deel van deze middelen kan vast aanwezig zijn in de rol. Dit betekent dat een medewerker met toegang tot de rol automatisch beschikking krijgt over deze middelen. Elke HR medewerker moet bijvoorbeeld toegang hebben tot de personeelsadministratie. Middelen kunnen ook optioneel binnen een rol zijn opgenomen. Dit betekent dat deze middelen wel aangevraagd kunnen worden door medewerkers met deze rol, maar niet automatisch worden toegekend. Sommige HR medewerkers hebben bijvoorbeeld een applicatie voor de financiële administratie nodig, andere HR medewerkers niet. Het is dan niet nodig hiervoor een nieuwe rol binnen Provisior aan te maken; deze applicatie wordt als optioneel middel binnen de rol HR medewerker opgenomen.

Rol uitbreiden. Niet elk middel mag zomaar aan een rol worden toegevoegd. Het toevoegen van een middel gaat volgens een hiërarchisch besluitvormingsproces (een workflow) waarbij de verantwoordelijke voor het middel zijn toestemming moet geven.

Rollen aanvragen. Net als middelen kunnen rollen worden aangevraagd per medewerker of voor een aantal medewerkers tegelijk.

Rollen verwijderen. Als een medewerker een rol niet langer nodig heeft, kan deze worden afgenomen. Dit betekent automatisch dat de middelen binnen de rol niet langer beschikbaar zijn voor de medewerker.

Licentiebeheer. Als een rol een middel bevat waarvoor geen licenties meer beschikbaar zijn, kan ook de rol niet aangevraagd worden.