Middelen

Binnen elke organisatie zijn uiteenlopende IT-middelen beschikbaar. Van gewone kantoorautomatisering tot ERP-systemen, boekhoudkundige software en applicaties voor HRM. Bovendien biedt het systeem meestal toegang tot het Internet en zijn er printers aangesloten. Provisior rangschikt alle beschikbare middelen in een doorzoekbare catalogus die u per afdeling aan kunt passen. De afdelingsmanager heeft alleen toegang tot de middelen in zijn eigen afdelingscatalogus. Zo kan de afdeling Inkoop niet bij het HRM-systeem en omgekeerd. Het toewijzen van middelen aan medewerkers gaat volgens een vooraf in te stellen workflow. Wilt u dat bij een bepaalde applicatie of dienst uw IT afdeling haar goedkeuring moet verlenen? Dan neemt u de IT afdeling simpelweg op in de workflow voor dat middel. Provisior maakt het mogelijk.

Catalogus samenstellen. U maakt een overzicht van alle beschikbare middelen binnen uw organisatie. Dat kunnen applicaties zijn of toegang tot bepaalde folders of zelfs hardware, zoals printers. Indien gewenst creëert u subcatalogi, met alleen die middelen die u aan de desbetreffende afdeling beschikbaar wilt stellen.

Workflow definiëren. Voor elk middel kunt u een workflow instellen; een autorisatieketen met daarin de medewerkers die een aanvraag voor dat middel mogen fiatteren. Daarbij is het ook mogelijk een aanvraagformulier met verschillende vragen en criteria op te stellen. Dit formulier dient als basis voor een beoordeling van de aanvraag door daartoe bevoegde medewerkers.

Beheerders instellen. Elk middel kan gekoppeld worden aan een medewerker die dit middel mag beheren. Deze ‘eigenaar’ van het middel is eindverantwoordelijk maar kan zijn taken wel delegeren aan andere medewerkers binnen de organisatie.

Middelen aanvragen. Provisior maakt het toewijzen van middelen aan medewerkers gemakkelijk. De manager selecteert een medewerker en een middel uit de catalogus voor zijn afdeling en start de aanvraag. Omgekeerd is het mogelijk eerst een middel te selecteren, en vervolgens een aanvraag te starten voor meerdere medewerkers tegelijk.

Middelen verwijderen. Als een medewerker een bepaalde applicatie niet langer nodig heeft of bijvoorbeeld de toegangsrechten op een gedeelde map verliest, kan de manager het middel zonder tussenkomst van de IT-afdeling verwijderen.

Licentiebeheer. Als er voor een bepaald middel slechts een beperkt aantal licenties is, kunt u dit vastleggen in Provisior. Provisior houdt vervolgens bij hoeveel medewerkers gebruik maken van dit middel. Als de limiet bereikt dreigt te worden, wordt de verantwoordelijke beheerder hiervan tijdig op de hoogte gesteld. Als de limiet bereikt is, kan het middel niet langer aangevraagd worden.

Rapportages genereren. De afdelingsmanagers kunnen Provisior een rapportage laten uitdraaien over de gebruikte middelen binnen de afdeling.